Muchas pequeñas y medianas empresas se encuentran en aprietos cuando se trata de gestionar su flujo de efectivo, lo que a menudo complica el proceso de pagar a los proveedores puntualmente. Para superar este desafío, es esencial evitar dejar saldos pendientes con los proveedores. No solo se trata de cumplir con las obligaciones financieras, sino también de mantener relaciones sólidas y mutuamente beneficiosas con los proveedores. Al hacerlo, se establece un ambiente de confianza y cooperación que no solo facilita las transacciones actuales, sino que también sienta las bases para futuras colaboraciones exitosas. Además, mantener los saldos al día no solo garantiza un flujo de efectivo más estable, sino que también proporciona un mayor control financiero y permite a las empresas tomar decisiones más informadas para su crecimiento y sostenibilidad a largo plazo.
Consejo 1: Control de Pasivos.
Gestionar las reservas financieras de la empresa es esencial para cumplir con los pagos cuando el negocio tiene deudas pendientes con un proveedor. Cuando la empresa prevé deudas en el futuro, reserva fondos específicos que no serán utilizados en otras operaciones, permitiéndole cumplir con sus compromisos financieros. Esta práctica, que puede ser a corto o largo plazo según las obligaciones contraídas, asegura que las empresas eviten acumular saldos pendientes con sus proveedores, manteniendo así relaciones comerciales sólidas y cumpliendo con sus responsabilidades financieras de manera efectiva.
Consejo 2: Control de facturas electrónicas.
Es esencial para las empresas respaldar sus transacciones de compra de bienes o servicios a través de facturas electrónicas (CFDI). Esto es crucial para permitir la deducción de estos gastos al presentar las obligaciones fiscales ante el SAT, especialmente durante las declaraciones de impuestos.
Contar con una factura electrónica brinda a las empresas un registro claro de las compras realizadas y, si corresponde, de los pagos efectuados a los proveedores. Si queda un saldo pendiente, es vital pagarlo para respaldar el gasto. De esta manera, en el ejercicio fiscal correspondiente, la empresa puede presentar y deducir adecuadamente estos costos.
Consejo 3: Realiza siempre la conciliación contable- fiscal.
Esto posibilita la verificación de que todos los pagos registrados en los registros contables cuenten con el respaldo adecuado de las facturas electrónicas correspondientes. Esta práctica es fundamental para garantizar que, al momento de realizar las declaraciones fiscales, la documentación esté completa y los gastos declarados estén debidamente respaldados.
Al comparar detalladamente los gastos con la documentación que los respalda, las empresas pueden tener un mejor control de los saldos pendientes con sus proveedores. Esto no solo facilita el pago oportuno de estas deudas, sino que también asegura que estos saldos pendientes sean considerados adecuadamente en las deducciones fiscales.
Consejo 4: Asesoría.
Es crucial consultar a un Contador para verificar que la Contabilidad esté en orden. Además, es fundamental emplear tecnología para tener un control más preciso de los pagos y saldos pendientes con los proveedores. Desde una perspectiva administrativa, utilizar un software empresarial que incluya funciones de cuentas por pagar es beneficioso. Esto permite generar informes detallados y estados de cuenta de las transacciones con los proveedores, así como visualizar los saldos pendientes. Si el software también automatiza las interacciones con los proveedores, proporciona una visión clara de quiénes son, con qué frecuencia se hace negocios con ellos y, nuevamente, brinda estados de cuenta para dar seguimiento a los pagos y recibos de facturas electrónicas.
La adopción de tecnología simplifica la administración, el control y la captura de facturas, al tiempo que ofrece acceso rápido a informes y análisis detallados sobre las relaciones con los proveedores. Esta estrategia no solo facilita la gestión, sino que también permite mejorar la administración global de la empresa.
Cultivar relaciones sólidas y saludables con los proveedores puede aportar ventajas significativas a tu negocio. Es crucial evitar acumular saldos pendientes con ellos para prevenir deudas innecesarias y mantener la salud financiera de la empresa.
